こんちわ、クロです🐈
今回はドライバーの強い味方「宅配ＢＯＸ」についてのお話をしようと思います！！
通称「宅ボ」、宅配業者とは切っても切れない「お荷物保管庫」ですが、この宅配ボックスに関連したトラブルが日々絶えません…
その多くがマンションでの「入力設定間違い」であり、「部屋番号を間違えた」「暗証番号を間違えた」ためにクレームになることが大半です。
それ以外には、「箱潰れした荷物を何の断りもなく入れられた」、「遅着した荷物を何も言わず置いていかれた」、「水や米などの重量物を一方的に投入され運ぶの苦労した」などのケースが２割程度見られます。
正直、宅配ボックスの誤配は「しょうがない」としか言いようがない側面があります。
ダイヤルの回りが悪かったり、操作画面のタッチパネルがイカれていたり、そもそも人間がやることなんで、多かれ少なかれミスは起こります。
ただ、「その対処法を知っているか」「注意点が頭の中に入っているか」でトラブル頻度はまったく違うでしょう！！
宅配業者にとって「誤配」ほど怖いものはありません。
傾向と対策を示していきましょう！！
Contents
宅配ボックスは２種類ある「ダイヤル式」と「部屋番号称号式」
宅配ボックスは２種類、「ダイヤル式」と「部屋番号照合式」に大別されます。
ダイヤル式がひと昔前の型で、部屋番号照合式が最新の型になるため、それぞれ扱いが異なります。
設置傾向としては大型マンションや高級マンションは照合式、築年数が経っていたり小規模マンションだったりするとダイヤル式が多い印象です。
ダイヤル式
ダイヤルを回して部屋番号を確定させます。基本は４桁、時々３桁の宅配ボックスを見かけることがあるでしょう。ダイヤルを回すと数字が代わっていくので任意の場所でダイヤルを停めます。ダイヤルの横にツマミがあり「OPEN」「LOCK」はこちらで切り替えます。「LOCK」すると勝手にダイヤルが回り、番号が「００００」となるもの。「LOCK」したあと自身でダイヤルを回し追跡できないように誤魔化すものがあります。この型の利点は番号さえ覚えておけば「取り出し」が可能ということです。もし間違えても日頃から追跡しやすい入力方式で設定しておけば、手探りでも開けることができます。難点としては、ダイヤルが馬鹿になっている可能性があるということです。ダイヤルを回すと数字が入れ替わっていく仕組みですが、その切り替えに難がある場合です。大体その宅配ボックスによって「数字の切り替わる回転度数」は決まっています。そこに経年劣化や滑りの問題でズレが生じると誤った暗証番号が入力されることになります。「LOCK」をかけると「0000」に一気回ってしまうので、数字合わせが甘かったり、中間位置『０と１の間など』をとってしまうと設定がズレます。
部屋番号照合式
タッチパネルで「預入」を選択し、部屋番号入力して、荷物を入れるボックス番号を選択します。確定すると任意のボックスが開き、その中に荷物を入れることなります。ここで重大すぎる注意点なんですが、照合式は設定した部屋番号の入居者しか基本的に開けられません。ですから誤った部屋番号に設定し投入するとその時点で取り出せなくなります。このタイプは画面操作で投入していきますから、タッチパネルの感度を意識していないと痛い目を見ます。パネルの感度が悪いと自分は「５」を押したはずなのに押せてなかったり、パネルがイカれていると正確に部屋番合「５０３」を入力したはずなのに、「４０３」にズレたりします。誤って設定してしまうと「時すでに遅し」状態になりますので、投入前に部屋番号は要確認です。利点はというと、部屋番号照合式ですので、ボックス番号を不在票に間違えて入力したとしても問題ありません。お客さんが勝手に自身の部屋番号で検索をかけるので、その点は大丈夫！！
【誤配対処❶】 管理人に相談
まずは管理人さんに相談しましょう！！
運が良ければ空けてくれる場合があります。
ただ、そのような対応を取ってくれる管理人は圧倒的に少ないです。
そもそも管理人が在中しているマンションというのは、それなりの規模であり、アパートや小規模マンションでは対応が難しいことを念頭に置いておかなければなりません。
それに、大きなマンションや高級マンションはセキュリティ面が厳しく、宅配業者であっても応じてくれるわけではありません。
宅配ボックスに関しては管理人は関与しないケースも多いです。
もし誤配のような事案が起きた場合は「管理会社に連絡するよう案内しなさい」と、上から言われている場合があります。
土日祝は管理人さんはお休みの場合が多いです。
管理人さんは基本当てにはなりませんから、あわよくば程度に頼ってみてください。
【誤配対処❷】 管理会社に連絡する
操作画面付近に「管理会社の電話番号」が記載されています。
その番号に連絡して指示を仰ぎます。
ただ、ここで問題です…
この番号、かなり繋がりにくいです💦
大手携帯会社のそれと思ってもらうと分かりやすいです。
運が良ければ繋がりますが、けっこう待たされます。
管理会社に運よく繋がった場合、以下の要件を伝えることとなります。
管理会社に伝える要件
❶ 名前
❷ 運送会社名
❸ 荷物の伝票番号
❹ 荷物のサイズや種類
❺ 運送会社の電話番号【事務所】
❻ 問題が起きたマンション名
まずは自身の名前、所属する運送会社、問題が起きたマンション名、伝票番号、荷物のサイズや種類を伝えます。
業者を装って盗難をする輩がいるようで、まずはこのような説明が必要みたいです。
その後、運送会社の連絡先を伝えて、管理会社が電話にて在籍確認を行います。
問題なければ、そこからトラブル解決へ移行、管理会社が開くようにナビゲーションをしてくれます。
使用法を覚えて次回から自力で解決しようなどは考えない方がいいです。
管理会社が照合番号を発行し、その番号を使ってやり取りをするので、問題が起こったその都度連絡が必要となります。
ナビゲーション通り操作をしていくと荷物は取り出せます。
【誤配対処❸】 入居者さんに空けてもらう
ナビゲーションをしてくれる管理会社はまだ良い方です。
中には宅配業者の誤配に関しては「自己解決」してもらうようにしている会社もあります。
要は、「管理会社は関与しない、入居者さんに空けてもらってください」ということです。
これが一番困ります…笑
まず、誤投入した旨をお客さんに報告。
その後、入居者さんに空けていただけるように頼まないといけません。
大型マンションになると部屋から宅配ボックスまでけっこう距離があります。
「誤投入したから空けてください」
申し訳ない気持ちでいっぱいになるし、お客さんと入居者さん、ダブルで失客の恐れがあるので精神安定上よろしくないです💦
それに、入居者さんに確実に連絡が取れるとは限りません。
僕が誤投入した際は、２１半時まで待ちました…
お客さんに入居者さんの帰り遅いこと連絡して、配達を終えて先に事務所で占め作業をして、配達地域のマンションまで戻ってずっと待機でした。
データ入力上は宅配ボックス配完になるため、業務終了しても問題ありませんが、この仕事は信用無くなるとそれがそのまま荷量に反映されるので、問題を起こした際はシッカリと対応しないと自分の首が締まります。
【結】誤配よりそのトラブル対応が大事
僕が誤投入をした理由は、伝票に書かれている部屋番号と実際の部屋番号が違っていたからです。
記載されている部屋番号に投入した後に、配達状を投函しようとしたときに気付きました…
アレ、○○さんじゃなくね…💦
で、お客さんに電話連絡。
謝罪とその後の対応をどのように行うかを説明しました。
僕が誤投入したマンションでは、管理会社は自己解決の形式をとっていました。
その代わりと言っては何ですが、管理人さんが宅配業者に理解のある方で、宅配ボックスの管理をしてくれていました。
入居者さんが不在で遅くなりそうでしたので、再度連絡、２２時まで戻られない場合は翌日朝一でお届けするように伝えました。
その日は日曜日で、翌日になれば管理人さんが出勤されるので配達が可能だったのが幸いです。
待機していて、運よく入居者さんがご帰宅されたので、事情を説明し、当日中に荷物を回収することができました。
謝罪し、お届けできたという形です。
誤配しないためには確認作業が重要です！！
ですが、３分に１件配らないといけない宅配業で確認ほど時間を要するものもありません。
２００配ろうと思えば、この３分をさらにもう１分削れないと厳しいです。
そんな状況下でも、確認作業は必要です。
だから、無意識で確認できるほど繰り返し繰り返し配達業務を行う必要があります。
荷物を取り出す時、お客さんを待つ時、宅配ボックスに入れる時、全て無意識でできるようになってもこの手の誤配は起きるものです。
問題を起こさないに越したことはありませんが、問題意識しすぎるあまり配達に支障がでては本末転倒。
肝心なことは如何にしてセーフティーネットを張り、如何して問題を気づき即座に対応できるかです！！
誤配は怖いです…
ただ、「誤配認定」になるならないは、自己解決に持っていけるかどうかにかかっています！！
会社ではなく、自分に情報を集める工夫ができれば、品質は守れるように思います！！